Chia sẻ tài liệu trong Office 365

Đăng vào ngày 08-03-2021 bởi Admin

Bạn mệt mỏi vì việc gửi file đính kèm qua lại và đảm bảo rằng tất cả mọi người đều nhận được bản mới nhất? Bạn mệt mỏi vì phải tổng hợp chỉnh sửa của mọi người? Hãy sử dụng Office 365 để giải quyết những vấn đề này. Với phiên bản Word, PowerPoint và Excel trong bộ Office 365, bạn có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu của bạn với bạn bè và đồng nghiệp, đồng thời làm việc với những người khác trên cùng một tài liệu. Office365 chưa bao giờ dễ dàng đến thế!

Dưới đây là bốn cách tính năng chia sẻ mới trong Office 365 sẽ thay đổi cách bạn làm việc với đồng nghiệp:

Bạn đã sẵn sàng để hợp tác? Mời bạn bè và đồng nghiệp!

Nếu bạn đã lưu tài liệu của bạn trên OneDrive, OneDrive for Business hoặc SharePoint, tất cả những việc bạn cần làm để mời những người khác là nhấp vào nút Share ở phía trên bên phải của màn hình và gõ tên hoặc địa chỉ email vào ô “Invite people”. Tiếp theo, bạn có thể cung cấp các mức độ truy cập khác nhau, cho phép họ thực hiện chỉnh sửa hoặc hạn chế cho họ chỉ xem. Nếu bạn chọn chế độ View only, thì chỉ có bạn mới có thể sửa chữa. Nhấp vào nút Share và bạn đã hoàn tất!

Chia sẻ một liên kết với nhóm đồng nghiệp.

Nếu bạn muốn chia sẻ tài liệu với một đối tượng rộng hơn và không muốn mất thời gian nhập một danh sách dài các địa chỉ email, bạn có thế lấy link chia sẻ từ phần chia sẻ. Đơn giản bạn chỉ cần nhấn vào nút Share và sau đó nhấp vào Get a sharing ở dưới cùng của cửa sổ. Bạn có thể phân cấp mức độ truy cập bằng cách cho sửa hoặc chỉ xem. Một khi bạn đã tạo ra link chia sẻ, bạn có thể sao chép và dán nó trong OneNote, Facebook, Slack, Skype, email hay bất cứ nơi nào bạn muốn! Không cần phải đăng nhập và tất cả mọi người làm việc trên cùng một tài liệu. Bạn sẽ thấy một thông báo ở góc trên bên phải khi người ta mở các liên kết mà bạn gửi.

Theo dõi những người đang làm việc với bạn

Bạn có thể theo dõi số lượng các đồng tác giả trong tài liệu bất cứ lúc nào bằng cách kiểm tra số lượng ở phần Share. Nếu bạn muốn tìm hiểu ai đó, hãy xem danh sách đồng tác giả trong cửa sổ Share. Trong Office365, bạn sẽ thấy người nào sử dụng thời gian thực tính năng đồng tác giả và cũng sẽ xem ai có tài liệu mở bằng nhiều thiết bị.

Cuối cùng, với trong ứng dụng Skype for Business, bạn có thể bắt đầu một cuộc trò chuyện, cuộc gọi hoặc video với những người bạn đã chia sẻ tài liệu bằng cách di chuột trên tên của họ trong danh sách.

Thay đổi quyền truy cập

Để quản lý quyền truy cập, hãy vào các cửa sổ chia sẻ và nhấp chuột phải vào một người nào đó. Bạn có thể loại xóa quyền truy cập của họ hoặc chuyển từ Edit sang View Only .Nếu bạn đã tạo ra một link chia sẻ, kích chuột phải vào nó trong danh sách tác giả sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để loại bỏ. Sau khi bạn làm điều đó, những người có liên kết đến các tài liệu sẽ không còn có quyền truy cập.

Bắt đầu chia sẻ với đồng nghiệp và bạn bè của bạn chỉ bằng một vài cú nhấp chuột ngay hôm nay!

Tìm hiểu thêm Office 365 tại: office365.cmctelecom.vn